현재 지역아동센터는 2-3인의 종사자가 많게는 30명의 아동을 대상으로 방과 후 교육(알림장 봐주기, 숙제 지도, 부족한 과목 보충 학습 등), 급식제공, 아동과 부모 상담 등의 돌봄 업무를 맡고 있어 시간에 쫓기며 업무를 보기 십상이다.

이런 상황에 매월 운영비와 급식비 신청을 위한 아동출결관리, 정산영수증 제출, 아동사례관리 및 상담일지 작성, 시설 서류, 위생안전점검표 작성 등의 행정업무로 종사자 2-3인 중 1인은 행정업무에만 전념해야 하는 등 아동 돌봄의 시간을 뺏기고 있으며 몇몇 센터는 관련 시스템 사용에 어려움을 호소하고 있다.

이에 서울시는 현재 평균 80종에 이르는 각종 행정업무를 59종으로 감축해 종사자의 행정업무를 줄여나가는 것을 비롯하여 단계별 행정간소화 방안을 마련했다.

이는 서울시가 지역아동센터 협의회와의 간담회(5.29) 결과 지역아동센터 종사자의 업무 과중 등 행정 절차 간소화에 대한 건의한 내용의 후속조치로 이루어졌다.

건의된 주요 내용은 ▲중복된 내용 및 불필요한 서류제출 간소화 ▲아동사례관리 양식 표준화 ▲지역아동센터만의 전용 행정시스템 구축 ▲행정 및 사례관리 전문 인력 파견 ▲사회복지통합관리망(이하 사통망) 이용 교육 등이다.

지역아동센터 종사자 행정업무 파악을 위해 서울시는 지난 6월 2주에 걸쳐 온라인을 통한 전수조사(중복응답 가능), 직접 방문 조사 등을 통해 의견수렴을 실시했다.

의견수렴 결과 72개소의 지역아동센터에서 응답(10개소 의견 없음) 하였으며, ▲ 중복된 내용 및 불필요한 서류제출(42건, 62.5%), ▲사통망 관련(12건, 16.7%), ▲ 교육 필요(10건, 13.9%) ▲ 전용시스템 필요 (10건, 13.9%), ▲ 시스템간 연계 부족(5건, 7%)의 순으로 어려움을 호소했다.

서울시가 마련한 ‘단계적 행정절차 간소화’방안은 하반기에 실시 가능한 것으로, ① 양식 일원화 및 불필요한 문서 감축 ② 비효율적 행정 절차 개선, 중장기적으로 ③ 시스템 개발·인력지원 사업 검토, 그 외 ④ 보건복지부 건의 사항으로 구성된다.

<① 8월 1일부터 양식 일원화 및 불필요한 문서 감축 >

법적으로 근거 없이 작성되던 관행적 문서 11종을 다른 문서 양식에 통합하거나 폐지한다.

조리위생·급식위생·화장실점검표·전화사무처리부 등은 운영일지로, 종사자 출석부는 근무상황부로 대체하고 도서대장·교재대장·도서대출대장·비상약관리대장은 폐지한다.

또한 유사·중복되는 양식의 일원화를 하여 69종의 문서를 59종으로 감축한다.

그간 개별 작성되던 양식을 일원화하여 문서의 수를 줄이고 한눈에 운영현황을 파악할 수 있도록 하였다. 이를테면, 상담일지·관찰일지·부모상담일지·연고자상담일지·가정방문일지를 ‘아동과정기록지’로 일원화를 하고, 운영일지·급식일지·학습일지·종사자교육일지는 ‘운영일지’로 일원화하는 등이다.

이 외에도 차량운행일지·유류수불대장은 ‘차량운행일지’로, 문서접수대장·문서발송대장은 별도 작성 없이 개별파일로 보관하게 하였다.

문서 감축과 양식의 일원화는 서울시와 지역아동센터 서울시 지원단, 지역아동센터 센터장 등으로 구성된 TF팀의 논의 결과로 이뤄진 것이며, 앞으로도 문서 양식의 간소화를 위해 주기적 회의를 할 예정이다.

<② 8월 1일부터 비효율적 행정 절차 개선>

우선 매월 지출 증빙서류(영수증 등)를 구청에 제출하던 관행을 폐지하고, 총계정원장 및 일별지출내역만 제출하되 시설 지도점검 시 증빙서류를 확인하도록 했다.

운영비·급식비 등 보조금의 신청을 매월 하던 것에서 분기별 신청으로 변화시킴으로써 아동의 출결 상황을 매월 체크해야 하는 번거로움을 줄였다.

아울러 ‘전자출결시스템 시범사업’으로 운영비와 급식비의 신청을 효율화 하고 각종 통계 업무에서 벗어날 수 있도록 하여 행정업무 부담을 경감한다.

이전의 운영비와 급식비 신청 시 아동의 출결상황을 수기로 작성하고 이를 제출하는 과정에서 번거로움과 불투명성이 발생한 바, 전자출결 시스템을 운영함으로써 아동의 출결에 관한 업무는 상당히 줄어들게 된다.

전자출결시스템은 아동이 스스로 카드나 전자펜으로 출석하면 관련 데이터가 시스템에 자동 등록되어, 해당 자치구는 필요할 때마다 데이터를 사용할 수 있게 되며 통계작성도 용이해진다.

올 하반기에는 1-2개 자치구를 시범으로 운영하며, 운영 결과를 토대로 장·단점을 파악 보완하여 ‘13년에는 전 자치구로 확대될 예정이다.

현재 사통망의 입력이나 회계시스템 사용에 어려움을 호소하는 종사자들을 위해 정기적인 교육을 실시할 예정이다. 올 하반기에는 1회를 실시하고, 수요조사를 통하여 ’13년부터는 분기별 1회씩 정규 편성한다. 특히 신규 및 열악한 시설에 대한 코칭을 강화하여 투명한 운영을 도울 예정이다.

<③ 중장기 검토 사업 : 인력지원, 전용시스템 개발>

중장기적으로는 행정 및 사례관리 전담요원 지원방안을 검토할 계획이다. 현재 2-3명의 종사자 중 1명은 아동 돌보기보다 행정업무나, 심화평가 시 사례관리 서류 작성 등으로 업무시간을 보내고 있어 지역아동센터로서 본연의 기능인 아동 돌봄 역할이 소홀히 될 수 있기 때문이다.

거점형 지역아동센터의 행정요원과 사례관리 요원을 배치하여 자체적으로 교육하고, 해당 구역의 지역아동센터를 순회함으로써 서비스를 제공한다.

이 사업은 ’13년 타당성 검토 및 시범사업을 실시하여, 점점 중요해지고 있는 아동사례관리가 전문적으로 이루어질 수 있도록 지원한다.

또한 지역아동센터 전용 시스템 개발을 검토한다. 전용 시스템을 통해 지역아동센터의 아동관련 업무 및 문서 작성을 일원화·표준화함으로써 종사자의 업무량을 현격히 줄일 것으로 기대된다.

기존 사통망은 지역아동센터의 현실을 반영하기 어렵고 접근권한의 문제로 자치구에서도 사통망의 데이터를 이용하기 보다는 지역아동센터에 자료요구를 하는 등 비효율성을 양산하고 있다.

따라서, 타 사회복지시설 전용 시스템(예. 보육시설관리시스템)의 장·단점을 파악하여 시스템 개발에 활용할 계획이다.

역시 ’13년 타당성 검토 및 개발을 통해 ’14년 시범사업을 실시할 예정이다.

<④ 보건복지부 지침 개선 건의>

우선적으로 사회복지통합시스템(이하 사통망)과 관련하여 사통망의 오류, 로그인 문제 등이 제기되어 보건복지부에 시스템 안정화 건의를 할 예정이다. 또한 사통망과 각 자치구의 시스템, 드림스타트 시스템 간 연계가 부족하여 이중 입력 불편이 호소된바 시스템 간 호환성 강화를 건의할 예정이다.

그리고 심화평가 시 사례관리 등의 평가배점(45점)이 큰 반면 지역아동센터가 전문적 사례관리를 하기에는 인력과 시간이 부족하여 부실한 평가가 예상되는 바 평가지표 간소화를 건의할 예정이다.

내용이 반복되는 항목은 통합하고, 배점의 조율을 통해서 내실 있는 평가가 되도록 지역아동센터 지원단과 협의회 등의 의견을 수렴하여 수정안을 작성한다.

조현옥 서울시 여성가족정책실장은 “이전에 발표된 보육교사 업무감축 방안과 발맞추어 지역아동센터 종사자들의 행정업무를 효율화함으로써 본연의 기능인 아동의 방과 후 돌봄에 주력하도록 지원하겠다”며 “그 외 지속적으로 제기되고 있는 종사자 처우 개선에도 힘을 쏟겠다”고 말했다.